Cитуация 1
Процедурой «Внутренние аудиты СУОТ» предусмотрено, что по итогам внутренних аудитов аудиторы представляют:
- отчет по внутреннему аудиту по установленной форме, где указываются, кроме прочего, номера пунктов СТБ 18001, подвергшихся проверке;
- протоколы несоответствий с указанием пункта СТБ 18001, описанием несоответствия и принятых по ним мер.
Представление каких-либо других записей (контрольный перечень вопросов, рукописные записи, копии документов и т.п.) не предусмотрено.
В ходе сертификационного аудита по п. 4.5.5 эксперты-аудиторы попросили показать им комплект документов по внутренним аудитам СУОТ, что и было сделано. При этом эксперты-аудиторы посчитали, что одних только ссылок в отчете по внутренним аудитам на то, что в их ходе были проверены указанные пункты СТБ 18001, недостаточно для подтверждения факта проверок, за исключением случаев, когда по пункту стандарта были выявлены несоответствия и оформлены соответствующие протоколы несоответствий. На основании этого аудиторы оформили следующее несущественное несоответствие по п. 4.5.5: «Не представлены доказательства проведения внутренних аудитов ряда пунктов СТБ 18001».
Мы считаем, что должны доверять своим внутренним аудиторам, и что ссылка на пункты СТБ 18001 в отчете по внутреннему аудиту является достаточным доказательством проведения проверки.
Кто из нас прав?
Документ:
Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 18001-2009 «Системы управления охраной труда. Требования», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 24.04.2009 N 19 «Об утверждении, введении в действие, изменении и отмене технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации» (далее – СТБ 18001).
Прежде всего отметим, что при проведении внутренних аудитов только всесторонне проверенная информация, а не чьи-то предположения могут служить свидетельством аудита. По определению СТБ ИСО 9000-2006 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» (в разд. 3 СТБ 18001 на указанный стандарт дана ссылка):
- свидетельство аудита (проверки) – записи, изложение фактов или другая информация, связанная с критериями аудита (проверки) и которая может быть проверена;
- критерии аудита (проверки) – совокупность политики, процедур или требований;
- наблюдения аудита (проверки) – результат оценки свидетельства аудита (проверки) в зависимости от критериев аудита (проверки).
Справочно:
критерии аудита применяют в качестве образца для сопоставления с ними свидетельств аудита (проверки).
Справочно:
свидетельство аудита (проверки) может быть качественным или количественным.
Справочно:
наблюдения аудита (проверки) могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита (проверки) или на возможности улучшения.
Из описания ситуации видно, что в данной организации свидетельством проведения внутреннего аудита по какому–либо пункту СТБ 18001 следует считать ссылку на этот пункт в отчете по аудиту. Если есть сомнения в честности внутренних аудиторов, то и у руководства организации-заявителя (отметим, что и у группы внешних экспертов-аудиторов тоже) всегда есть возможность выборочной проверки на месте факта посещения внутренними аудиторами соответствующих подразделений и проведения проверки в объеме, предусмотренном планом аудита.
Если у экспертов-аудиторов возникло сомнение относительно достоверности информации о проведении тех или иных внутренних аудитов, они могли бы уточнить эту информацию путем использования других источников информации: побеседовать с самими внутренними аудиторами, попросить их представить какие-то свои записи, провести опрос сотрудников соответствующих подразделений и т.п. Они же этого не сделали. В итоге, не располагая никакими прямыми свидетельствами того, что какие-то пункты СТБ 18001 действительно не проверены, эксперты-аудиторы построили свое заключение лишь на предположении, а на этом строить выводы по аудиту нельзя. Не говоря уже о том, что они совершенно необоснованно поставили под сомнение честность внутренних аудиторов.
Вывод экспертов-аудиторов построен на том, что ссылки на номера пунктов СТБ 18001 в отчетах по аудиту не являются достаточным свидетельством фактического проведения внутренних аудитов этих пунктов (кроме случаев выявления несоответствий). Данное предположение не было подтверждено экспертами-аудиторами никакими прямыми доказательствами. По этой причине зафиксированное несоответствие является необоснованным.
Рекомендации
Первое. Поиском убедительных доказательств обязаны заниматься сами эксперты-аудиторы, а не проверяемая организация. Но и организация не должна при этом стоять в стороне и, если надо, помочь нерадивым экспертам-аудиторам найти необходимые доказательства.
Второе. В случае твердой уверенности в своей правоте не следует соглашаться с мнением экспертов-аудиторов и подписывать соответствующие отчеты о несоответствиях. Взамен этого надо формулировать в таком отчете свои доказательства обратного. Мнение экспертов-аудиторов не является окончательным. Обратите внимание, что согласно ТКП 5.1.05-2012 в отчет по аудиту (на первом и втором этапах), составляемый по результатам аудита, также вносятся любые нерешенные вопросы, если они определены (пп. 5.5.1.28 и 5.5.2.1).
Документ:
ТКП 5.1.05-2012 (03220) «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Сертификация систем управления. Основные положения», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 30.04.2012 № 23 «О внесении изменений в постановления Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30 сентября 2011 г. № 70, от 10 февраля 2012 г. № 12 и об утверждении, введении в действие, отмене и изменении технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации» (далее – ТКП 5.1.05-2012).
Орган по сертификации (либо совет органа по сертификации) обязан рассмотреть все несогласия организации с группой по аудиту. Если вы четко и обоснованно сформулируете свою позицию, она будет принята. В данном случае не вызывает никакого сомнения, что, если бы организация не согласилась с мнением экспертов-аудиторов и обосновала это так, как это сделано в приведенном вопросе, орган по сертификации стал бы на сторону организации и отменил это несоответствие.
Ситуация 2
В состав организации входят 12 производственных филиалов. При проведении ежегодного инспекционного контроля СУОТ с аудитом были посещены несколько филиалов. В аппарате управления и одном из филиалов было зафиксировано несоответствие по п. 4.4.2 «Компетентность, обучение и осведомленность»: «В состав комиссии проверки знаний по вопросам охраны труда не включены юрисконсульт и энергетик».
Правомочно ли такое несоответствие?
Требования относительно создания и деятельности комиссий для проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, которые создаются работодателями, установлены в постановлении № 210.
Документ:
постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.12.2008 № 210 «О комиссиях для проверки знаний по вопросам охраны труда» (далее – постановление № 210).
Комиссия организации создается приказом руководителя организации. Возглавляет комиссию организации руководитель организации или его заместитель, ответственный за организацию охраны труда. В ее состав включаются специалисты службы охраны труда, юридической службы, главный энергетик, главный механик, главный технолог и другие главные специалисты, уполномоченные представители профессиональных союзов, органов, уполномоченных на осуществление контроля (надзора) (при необходимости и по согласованию с этими органами);
С учетом структуры, численности работающих и специфики деятельности в организации могут быть созданы несколько комиссий, а также соответствующие комиссии структурных подразделений (далее – комиссия структурного подразделения).
Комиссии структурных подразделений возглавляют руководители структурных подразделений организации или их заместители.
Совет. Сотрудникам проверяемой организации следует не стесняться и задавать вопросы экспертам-аудиторам, например: «В каком документе установлены такие требования?»
Можно сделать вывод, что указанное несоответствие относится только к аппарату управления, если локальным нормативным правовым актом в организации не установлены отдельные требования к составу комиссий по проверке знаний по вопросам ОТ в филиалах.
Ситуация 3
В организации документированные процедуры, требуемые СТБ 18001, выполнены в форме стандартов организации (СТП) – в соответствии со сложившейся практикой разработки нормативной документации. При проведении сертификационного аудита эксперты-аудиторы высказали замечание о несоответствии наименования существующих в организации нормативных документов (процедур) требованиям СТБ 18001, а именно: в наименовании требуемых стандартов документов, по их мнению, должно присутствовать слово «процедура».
Насколько правы аудиторы?
В соответствии с определением СТБ 18001 процедура (procedure) – установленный способ осуществления деятельности или процесса (п. 3.17).
Ключевым здесь является то, что способ осуществления деятельности должен быть «установленным». При этом очень важно, что стандарт СТБ 18001 (а также СТБ ISO 9001 и СТБ ИСО 14001) допускает документальное оформление процедуры, но не содержит каких-либо требований к форме такого документального оформления.
Следует пояснить, что «установить» способ осуществления какой-то деятельности означает не что иное, как определить ответы на следующие вопросы: кто, когда, где и как должен осуществлять соответствующие действия.
Если в организации есть ответы на указанные вопросы, то процедура осуществления соответствующей деятельности или процесса определена (установлена). Если ответы на эти вопросы организация посчитает необходимым закрепить документально, она получит документированную процедуру, при этом вне зависимости от того, какая «шапка» будет на заголовке этого документа: «стандарт организации», «методическая инструкция», «методологическая инструкция», «инструкция», «регламент», «положение», «правила», «процедура» или какая-то иная.
Иными словами, речь при анализе любого документа должна идти не о названии, а о его содержании. По этой причине претензии экспертов-аудиторов к организации необходимо признать необоснованными, поскольку из вопроса следует, что содержание представленных экспертами-аудиторами документов соответствовало требованиям СТБ 18001 к соответствующим документированным процедурам. А то, что сами документы назывались не «процедурами», а «стандартами организации», не имеет никакого значения.
Ситуация 4
При проведении аудита СУОТ организации были посещены ремонтно-механические мастерские. При осмотре станочного оборудования аудитором было зафиксировано несоответствие по п. 4.3.2: «Токарно-винторезный станок инвентарный номер ХХХ установлен с нарушением требований безопасности: отсутствуют установочные анкерные болты».
Правомочно ли такое несоответствие, и если да, то на основании каких документов необходимо проводить корректирующие действия?
Не заглядывая в эксплуатационные документы организации-изготовителя (паспорт станка, инструкция по установке и эксплуатации и т.п.) утверждать, как должен быть установлен станок, в т.ч. и токарно-винторезный, довольно рискованный шаг. Если только эксперт-аудитор не специалист с опытом и стажем работы на таком типе оборудования. Однако бывают некие косвенные аргументы, по которым можно определить либо предположить, каким образом должен устанавливаться и закрепляться станок. Например, в данном случае, возможно, это отверстия в основании токарно-винторезного станка.
Следует посмотреть документацию завода-изготовителя на этот станок.
Справочно:
если такой паспорт отсутствует, что довольно распространенное явление для оборудования, запущенного в эксплуатацию со времен СССР, приобретите или заведите паспорт станка. Обязательно при этом изучите требования НПА и ТНПА, например Межотраслевые общие правила по охране труда (глава 8), ГОСТ 12.2.003-91 «Система стандартов безопасности труда. Оборудование производственное. Общие требования безопасности» и т.д.
Исходя из представленной трактовки несоответствие экспертами-аудиторами сформулировано неверно и требует дальнейшего рассмотрения и анализа. Так, при отсутствии эксплуатационной (и установочной) документации на станок вполне могли быть сформулированы такие несоответствия, как: «Токарно-винторезный станок инвентарный номер ХХХ установлен и эксплуатируется с нарушением требований безопасности» или «На токарно-винторезный станок инвентарный номер ХХХ отсутствует эксплуатационная (и установочная) документация». В любом случае это несоответствие более относится к п. 4.4.6 «Управление операциями», а не к п. 4.3.2 «Законодательные и другие требования».
Внимание!
Довольно серьезные вопросы могут возникнуть при устранении этого несоответствия в организационно-техническом плане, т.е. установка станка в соответствии с требованиями безопасности. Это как раз один из тех случаев, когда устранение несоответствия достигается не совсем просто, в связи с тем, что само «устранение» несет дополнительные риски в области охраны труда. Поэтому прежде чем перейти к устранению таких несоответствий, как например:
- демонтаж вентиляционной системы (выведенной из эксплуатации по ненадобности);
- косьба травы на крутых склонах очистных сооружений;
- монтаж станочного оборудования в соответствии с требованиями безопасности и т.д.,
- необходимо идентифицировать дополнительные опасности и принять меры по снижению вероятности их возникновения, т.е. контролировать риски согласно требованиям п. 4.3.1 СТБ 18001.
В подтверждение напомним некоторые требования п. 4.5.3.2 «Несоответствия, корректирующие и предупреждающие действия» СТБ 18001.
Так, организация должна установить, внедрить и выполнять процедуру(ы) рассмотрения реальных и потенциальных несоответствий, а также осуществления корректирующих и предупреждающих действий. Процедура(ы) должна определять требования к идентификации и устранению несоответствий, а также проведению действий для снижения их последствий для безопасности труда.
Если корректирующие и предупреждающие действия идентифицируют новые или измененные опасности или потребность в новых или измененных мерах управления, в процедуре должно быть установлено, чтобы до их внедрения была произведена оценка рисков предложенных действий.
Все корректирующие или предупреждающие действия, предпринятые для устранения причин реальных или потенциальных несоответствий, должны соответствовать масштабам проблем и быть соизмеримыми с соответствующими рисками.
Ситуация 5
При повторной сертификации СУОТ в организации эксперты-аудиторы практиковали следующий метод проведения аудита. В разных подразделениях они останавливали или подзывали рабочий персонал и инженерно-технических работников (ИТР) и задавали им вопросы следующего плана: знаете ли вы, какую проверку мы проводим? что такое СТБ 18001? какие в вашей непосредственной деятельности наиболее высокие риски? где у вас размещена политика в области охраны труда? какие основные положения политики в области охраны труда?. И если ИТР что-нибудь отвечали, то рабочие округляли глаза и испуганно отворачивались. По результатам такого интервьюирования эксперты-аудиторы, ссылаясь на п. 4.4.2 СТБ 18001 «Обучение, осведомленность и компетентность», оформили протокол несоответствий, в котором указывалось на недостаточную осведомленность и компетентность персонала.
Обосновано и правомочно ли такое несоответствие? Какие возможные корректирующие действия?
Если работающий не ответил ни на один из перечисленных экспертами-аудиторами вопросов, несоответствие считаю правомочным. Чтобы ответить, насколько несоответствие обосновано, следует рассмотреть требования пунктов СТБ 18001 применительно к персоналу. Вот некоторые из них:
– п. 4.2 «Политика в области охраны труда».
Высшее руководство организации должно определить и разъяснить политику организации в области охраны труда и гарантировать, что в установленной области применения системы управления охраной труда политика доведена до сведения всех работников организации с целью уведомления об их индивидуальных обязательствах в области охраны труда;
– п. 4.3.2 «Законодательные и другие требования».
Организация должна доводить соответствующую информацию по законодательным и другим требованиям работникам, а также другим соответствующим заинтересованным сторонам;
– п. 4.4.1 «Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия».
Высшее руководство должно демонстрировать свои обязательства путем определения обязанностей, распределения ответственности и делегирования полномочий для облегчения результативного управления охраной труда. Обязанности, ответственность и полномочия должны быть документально оформлены и доведены до сведения соответствующих работников.
Назначенный уполномоченный представитель высшего руководства должен быть известен всем работникам организации.
Работники, наделяемые полномочиями, должны нести ответственность за постоянное улучшение результативности охраны труда.
Требования, относящиеся непосредственно к обоснованности сформулированного несоответствия, представлены в п. 4.4.2 «Компетентность, обучение и осведомленность».
Организация должна позаботиться о том, чтобы все работники, которые могут повлиять на охрану труда, являлись компетентными на основании соответствующего образования, обучения или опыта работы. В организации должны вестись соответствующие записи, касающиеся компетентности, обучения и осведомленности. Организация должна определить необходимость в обучении работников, связанном с функционированием системы управления охраной труда организации. Она должна предусматривать обучение или предпринимать при необходимости другие действия, оценивать результативность обучения или других предпринятых действий, а также сохранять записи, связанные с ними.
Организация должна установить, внедрить и выполнять процедуру(ы), которая(ые) даст возможность работникам понимать:
- последствия от несоблюдения требований охраны труда, реальные или потенциальные при осуществлении ими трудовой деятельности, их поведения;
- свою роль и ответственность, а также важность достижения соответствия политике в области охраны труда, процедурам, требованиям системы управления охраной труда, включая требования, связанные с подготовленностью к аварийным ситуациям и реагированию на них (см. п. 4.4.7);
- потенциальные последствия отклонений от установленных процедур.
Процедуры по обучению должны учитывать различные уровни:
- ответственности, способностей, языковых навыков и образованности;
- риска;
- п. 4.4.3 «Обмен информацией, участие и консультирование»;
- п. 4.4.3.1 «Обмен информацией».
С учетом имеющихся опасностей и разработанной системы управления охраной труда организация должна установить, внедрить и выполнять процедуру(ы) для внутреннего обмена информацией между различными подразделениями и уровнями управления организации;
- п. 4.4.3.2 «Участие и консультирование».
Организация должна установить, внедрить и выполнять процедуру(ы), обеспечивающую(ие) участие работников путем их:
- вовлечения в идентификацию опасностей, оценку рисков и определение мер управления;
- вовлечения в расследование несчастных случаев на производстве и аварийных ситуаций;
- вовлечения в разработку и анализ политики и целей в области охраны труда;
- консультирования по поводу любых изменений, влияющих на безопасность труда;
- представительства при рассмотрении вопросов охраны труда.
Работники должны быть информированы о мероприятиях с их участием, а также о том, кто является их представителем(ями) по вопросам охраны труда.
Как видно из приведенных выше требований, мнение о том, что о требованиях СТБ 18001 должны знать только руководители, неверно.
Вопрос о компетентности и осведомленности персонала считаем особенно острым на сегодняшний день. Ранее некоторые эксперты-аудиторы авансом выписывали аспекты для улучшения в части повышения осведомленности и компетентности вместо явных протоколов несоответствий. Учитывая, что ознакомительный период организации с СТБ 18001 (период «обкатки СУОТ») прошел, то на последующих аудитах, особенно повторных сертификаций, необходимо оформлять протокол несоответствий.
Хотелось бы отметить, что проблема осведомленности персонала присуща не только СУОТ, но и другим системам управления, например системе менеджмента качества, системе управления окружающей средой и др.
Алгоритм повышения уровня осведомленности работников по вопросам СТБ 18001
1. Проведите семинар в организации по теме «СУОТ в соответствии с требованиями СТБ 18001».
2. Проведите техническую учебу в подразделениях по вопросам СТБ 18001 в сравнении с требованиями законодательства об охране труда (например, «Часы охраны труда»).
3. Добавьте в программу вводного инструктажа пункт, описывающий СУОТ вашей организации в разрезе СТБ 18001.
4. Дополните перечень вопросов для обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда для работающих по рабочим профессиям и в перечень вопросов для обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда руководителей и специалистов вопросами по требованиям СТБ 18001.
5. Составьте памятки для руководителей, специалистов и отдельно для рабочих по требованиям СТБ 18001, учитывая «различные уровни ответственности, способностей, языковых навыков и образованности».
6. Рассмотрите вариант проведения повторных инструктажей с учетом элементов СТБ 18001.
7. Сообщите о доступности специалистов по ОТ для консультирования работников по вопросам ОТ.
Совет. Периодически заглядывайте в ваши процедуры по СТБ 18001, там наверняка, в части осведомленности, компетентности и обмена информацией уже что-то прописано, ведь орган по сертификации систем управления наверняка проводил экспертизу документации СУОТ. Осталось реализовать написанное в процедурах на рабочих местах.
Справочно:
обратите внимание, что в ежегодной отчетности согласно п.4.6 «Анализ со стороны высшего руководства» СТБ 18001 высшее руководство должно проводить анализ системы управления охраной труда организации с запланированной периодичностью, чтобы обеспечить ее постоянную пригодность, адекватность и результативность. Одними из обязательных входных данных для такого анализа являются результаты участия и консультирования (см. п. 4.4.3).
