В предыдущем номере журнала «Я – специалист по охране труда», № 16, мы начали рассказывать, с чего необходимо начать работу вновь назначенному инженеру по охране труда. Своим опытом и советами поделилась инженер, имеющая большой стаж работы в данной сфере. В этом номере мы печатаем продолжение.
Вкратце расскажу о своей номенклатуре дел. Немного поясню. Первые две цифры (у меня это 07) – это номер нашего структурного подразделения в общей номенклатуре по организации. Этот номер будет потом встречаться в исходящей корреспонденции как регистрационный индекс автора.
Дело № 1. Нормативные правовые акты, распорядительные и методические документы органов государственной власти и управления, государственного предприятия «Минсктранс».
При формировании 1-го дела я пыталась охватить все сферы деятельности предприятия. Это дело у меня состоит из 20 томов (см. табл. 2), и это не предел.
Это не значит, что всю нормативную литературу нужно хранить в папках.
В качестве примера приведу папку по грузоподъемным кранам.
Когда приходит на предприятие проверяющий (а приходит он, как правило, в отдел главного механика), механик идет ко мне за этой папкой. В ней лежат приказы о назначении ответственных, о допуске к работе, о квалификации работников. Вышли изменения к правилам – письмо о внесении изменений помещается в папку. Договор на обслуживание – копию в папку. Тут же – перечень имеющихся в наличии кран-балок, список работников, прошедших обучение и имеющих удостоверения на право выполнения тех или иных работ с грузоподъемными кранами.
Если посмотреть на проработанные документы, то они похожи на новогодние гирлянды – все в пометках.
Пометки делаю текстовыделителями. Категорически запрещаю инженерам подчеркивание ручками, считаю таким образом помеченный документ более воспринимаемым. Как-то даже читала статью, что лучше всего воспринимается и запоминается ярко-оранжевый цвет. Прислушалась, применяю, но пометки на странице делаю разными цветами – чтобы не сливался текст.
Совет 4. Этот же принцип использую и при работе с литературой. Каждому инженеру предпочтительно иметь свой экземпляр книги, с которым только он и будет работать. Читаешь – делаешь пометки, а чужие пометки уже так не воспринимаются. Ну а если у вас развита зрительная память, то от такой работы с документами наверняка что-то отложится в голове. С каждым днем своей работы я понимаю: как же много я еще не знаю!
Совет 5. Все знать невозможно, но в то же время важно знать, где можно найти правильный ответ на вопрос. Для этого вы и работаете с документами и раскладываете их по папкам. Если вы работаете в команде, это важно вдвойне: порядок в документах – это 50 % успеха в работе.
Аналогичный подход использую ко всем папкам 1-го дела. Если это будет интересно, в будущем остановимся подробнее на содержании каждого тома.
Дело № 2. Типовые инструкции по охране труда. В дело подшиты как республиканские типовые инструкции, так и инструкции вышестоящей организации.
Дело № 3. Инструкции по охране труда. У меня 4 тома, разбивка по 50 инструкций в том. В 1-м томе – приказ об утверждении инструкций по филиалу, перечни утвержденных инструкций в целом по филиалу, а также отдельно по каждому структурному подразделению. Почему по 50 инструкций? У нас инструкция по охране труда – это очень объемное литературное произведение. Возможно, это и неправильно, но что поделать, я тоже еще учусь.
Немного о Перечне инструкций по охране труда. Общий Перечень по филиалу составляет служба охраны труда, а после согласования с профкомом его утверждает руководитель. Перечень сведен в таблицу (см. табл. 3), где указывается дата утверждения и планируемая дата пересмотра. Правило распространяется в т.ч. и на перечни инструкций по структурным подразделениям, которые составляются руководителем структурного подразделения. В перечни по структурным подразделениям включены и инструкции по пожарной безопасности.
Дело № 4. Инструкция по пожарной безопасности составляет только 1 том, подход при этом тот же, что и к инструкциям по охране труда. В отделе охраны труда у нас хранятся первые экземпляры, которые мы регистрируем за индексом «ПБ» в журнале регистрации инструкций по охране труда. Выдачу производим с отметкой в журнале выдачи инструкций по охране труда.
Дело № 5. Должностные инструкции ответственных лиц. Как пример приведу свой перечень (см. табл. 4).
У нас хранятся первые экземпляры, которые мы регистрируем за индексом «ДИО» в журнале регистрации инструкций по охране труда. Выдачу производим с отметкой в журнале выдачи инструкций по охране труда.
Дело № 6 и Дело № 7 пропустим – там просто подшиваются приказы.
Дело № 8. Положение о секторе охраны труда, Положение о кабинете охраны труда, должностные инструкции, Положение о службе охраны труда вышестоящей организации, Типовое положение о службе охраны труда, постановление по нормативам численности, расчеты по нормативам. Тут же храню формулы по охране труда и показатели эффективности мероприятий по улучшению условий труда.
Честно говоря, подшиваю в папку все счета, что беру на литературу, служебные (если не нашла подходящую папочку). Счета потом использую при составлении отчетов – затраты на ту же литературу у нас идут отдельной строкой.
Разумеется, и реестр документов по охране труда я храню именно в этом деле.
Дело № 9. Предписания вышестоящих органов государственного надзора и контроля, документы об их выполнении. У нас состоит из 3 томов (табл. 5).
В папку подшиваем собственно предписание, приказ о его выполнении, план мероприятий и переписку.
На самом предписании указываем приказ (дату и номер), дату и номер исходящих с ответами о выполнении, а также по мере выполнения делаем отметки. Есть «тяжелые» предписания, имеющие разные сроки исполнения, где нужно контролировать ответы. Если приходит ответ из организации, выдавшей предписание о согласовании сроков, – тоже подшиваем в дело. Принцип такой: предписание – и за ним подшиваем все документы, касающиеся именно этого предписания. Так легче выполнение держать под контролем. Закрыли предписание – можете сделать отметку.
Немного остановлюсь на ответах на предписание. Ответы даем на каждый пункт предписания.
Совет 5. Перед ответом на предписание советую собрать служебные записки с исполнителей о выполнении мероприятий. Ответ нужно давать, основываясь именно на них.
Дело № 10. Предписания службы охраны труда.
Совет 6. Если вы хотите обучить инженера – именно предписания для этого подходят больше всего. Так училась и я. Это сейчас уже глаз «наметанный», идешь и смотришь – там нарушили, тут нарушили, то не так, это…
А в папку подшиваем предписание и не забываем контролировать выполнение. Если что-то не выполняется – выписываем повторное. У номера предписания так и указываем большими буквами: ПОВТОРНОЕ.
В эту же папку следом за предписанием подшиваем служебные записки об исполнении или о переносе. Но если на предписания вышестоящих организаций исполнители еще отвечают, что выполнили, то на наши – только при условии нашего контроля, в лучшем случае если хотят перенести сроки.
Дело № 11. Документы об организации и проведении обучения по охране труда (докладные записки, справки, сведения, расчеты, копии договоров, переписка и т.д.).
Имеются в виду учебные центры и т.д. Некоторые категории рабочих и специалистов подлежат обучению (повышению квалификации) в соответствии с требованиями соответствующих правил. Вообще-то обучением, повышением квалификации занимается отдел кадров, это входит в их обязанности. Но и без отдела охраны труда никак не обойтись: мы должны контролировать эти вопросы, но, скажу по секрету, и курировать (читай – исполнять), кроме вас, никто их не будет.
Совет 7. В папку помещается информация об учебных центрах, наши заявки туда. Если мы обучаем человека – подшиваем все документы по его обучению (скрепленным пакетом).
Приказ о направлении на обучение (с отрывом от производства), копии письма-вызова, служебная записка на имя руководителя о необходимости обучения (иногда это наша служебная записка), направление из отдела кадров, договор на обучение, счет-фактура на оплату, платежные поручения. Этот пакет документов на обучение вам пригодится, там уйма информации.
Дело № 12. Учебно-программная документация по охране труда (программы обучения, билеты).
В связи с наличием у нас на предприятии работ повышенной опасности существует необходимость проведения ежегодного обучения по охране труда. Программы по обучению безопасным методам труда (тематические планы) мы подшиваем в данное дело.
Дело № 13. Программа вводного инструктажа.
Этот документ содержит около 100 страниц. В эту же папку подшиваем сведения с информацией по травматизму в нашем объединении. Эту информацию даем почитать при прохождении вводного инструктажа, пока инженер занят оформлением документов.
Дело № 14. Документы о прохождении обучения, повышении квалификации (свидетельства, удостоверения, протокол).
По окончании обучения в учебных центрах выдаются удостоверение установленного образца, выписка из протокола (копия протокола), справка об обучении или свидетельство о повышении квалификации.
Совет 8. Некоторые учебные центры с очень небольшой охотой выдают протоколы проверки знаний, а между тем в приказах о допуске к работе, назначении ответственных при указании основания к назначению указывается номер удостоверения, дата и номер протокола проверки знаний, ссылку на который дать нельзя при его отсутствии. Поэтому следует требовать документ о прохождении обучения, повышении квалификации.
Вся информацию об обучаемых сводится в электронный документ. Это очень удобно. Информация об имеющемся в наличии обученном и аттестованном персонале содержится в списках (см. табл. 6).
Справочно:
в отделе охраны труда хранятся только копии свидетельств об обучении, повышении квалификации. Оригиналы отдаются в отдел кадров.
Дело № 15. Протоколы комиссий по проверке знаний по охране труда, промышленной и пожарной безопасности и документы к ним.
У нас 18 томов. Политика такая: один том – одно структурное подразделение, плюс те, кто проходит проверку знаний в вышестоящей организации.
В 1-м томе подшиваются график работы комиссии по проверке знаний в вышестоящей организации, копии протоколов проверки знаний (выписки), каждый протокол скрепляется с копией удостоверения по проверке знаний, а для вновь назначенных – приказ о назначении на должность или о переводе.
Для протоколов ведется внутренняя нумерация – каждый год начинается новая нумерация, в индексе протокола указывается комиссия структурного подразделения (тома).
Например:
87/15-оп – протокол № 87 за 2015 г. по отделу перевозок;
19/13-отк – протокол № 19 за 2013 г. по отделу технического контроля.
К каждому протоколу прилагается пакет документов:
– приказ о приеме (переводе) на работу;
– приказ или распоряжение на стажировку;
– приказ о присвоении квалификации.
Для удобства с обратной стороны протокола мы сделали табличку, в которую вносим сведения о работнике (см. табл. 7), которые нам могут в дальнейшей работе пригодиться.
Дело № 16. Протоколы ежегодной проверки знаний.
Протоколы подшиваются после проведения ежегодного обучения по охране труда, которое проводится на основании приказа.
Дело № 17. Протоколы совещаний по вопросам охраны труда, промышленной и пожарной безопасности.
В папке хранятся протоколы совещаний всех уровней, в т.ч. и по нашему филиалу.
Дело № 18. Списки, перечни профессий и должностей работников филиала.
Совет 9. Сделайте списки всех перечней, которые необходимы в соответствии с требованиями нормативных документов. Лучше всего, если в списках будут указаны необходимые перечни со ссылкой на пункт тех или иных правил. Во-первых, это заставит вас очередной раз проработать документы, во-вторых, что-то останется в голове, ну и в третьих – систематизирует вашу работу, и вы увидите, где у вас есть пробелы.
Как пример, приведу выдержки из своего списка (см. табл. 7).
Составленный перечень положите первым, а потом делайте в нем или на его копии пометки – что у вас есть и чего нет. Имеющиеся в наличии и утвержденные – подшивайте в дело.
Светлана Шалай, начальник сектора охраны труда
филиала «Троллейбусный парк № 3»
государственного предприятия «Минсктранс»
