Наличие сертификата соответствия на систему управления охраной труда открывает дополнительные возможности для развития бизнеса. Среди них – повышение экономической привлекательности, конкурентоспособности и имиджа компании, причем не только как партнера и поставщика продукции или услуг, но и как работодателя. О том, как провести сертификацию СУОТ, расскажем в статье.
С целью предупреждения производственных травм и профессиональной заболеваемости организации обязаны разработать, внедрить и поддерживать функционирование системы управления охраной труда (далее – СУОТ), обеспечивающей идентификацию опасностей, оценку профессиональных рисков, определение мер управления профессиональными рисками и анализ их результативности, разработке и реализации мероприятий по улучшению условий и охраны труда (ст. 17 Закона об охране труда).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда» (далее – Закон об охране труда).
Системы управления охраной труда на предприятии разрабатываются в соответствии с государственным стандартом СТБ 18001-2009 «Системы управления охраной труда. Требования» (далее – СТБ 18001-2009).
Сертификация разработанной и внедренной СУОТ на предприятии осуществляется в соответствии с ТКП 5.1.05-2012 (03220) «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Сертификация систем управления. Основные положения» (далее – ТКП 5.1.05-2012).
Сертификация систем управления охраной труда проводится по инициативе организации-заявителя и является добровольной.
Сертификация СУОТ осуществляется органами по сертификации систем управления охраной труда, аккредитованными в соответствии с требованиями Системы аккредитации Республики Беларусь.
Предоставление документов в орган по сертификации
Сертификация СУОТ включает поступление в орган по сертификации следующих документов, необходимых для оценки системы управления охраной труда организации-заявителя:
1) заявки на проведение работ по сертификации системы управления охраной труда (приложение А к ТКП 5.1.05-2012);
2) исходной информации для оценки системы управления охраной труда организации-заявителя (состав определяется согласно приложению Б (Б.3) к ТКП 5.1.05-2012);
3) анкеты-вопросника СУОТ;
4) руководства по СУОТ;
5) документов СУОТ.
Полный состав представляемых документов определяется непосредственным органом по сертификации.
Справочно:
решение по заявке орган по сертификации принимает не более чем в течение 5 дней после ее получения и представления организацией-заявителем необходимых документов. Решение по заявке основывается на анализе заявки и исходной информации (п. 5.1.4 ТКП 5.1.05-2012).
Необходимо отметить, что по обращению организации-заявителя орган по сертификации может провести предварительную оценку системы управления охраной труда до проведения первичного сертификационного аудита с целью определения степени готовности организации к сертификации.
Порядок проведения сертификации СУОТ
Сертификация системы управления охраной труда включает:
– подачу заявителем заявки на проведение работ по сертификации системы управления охраной труда и представление материалов (документов) с исходной информацией;
– анализ заявки на правильность заполнения и представленных материалов (документов) на достаточность и отсутствие угрозы беспристрастности;
– принятие решения о возможности проведения первичного сертификационного аудита системы управления охраной труда на основании анализа заявки и исходной информации, определение времени аудита, заключение договора на проведение работ по сертификации;
– составление программы аудита;
– выбор и назначение команды по аудиту;
– проведение сертификационного аудита системы управления охраной труда на первом этапе;
– проведение сертификационного аудита системы управления охраной труда на втором этапе;
– проведение дополнительного аудита (при необходимости);
– рассмотрение результатов аудита и принятие решения о выдаче (невыдаче) сертификата соответствия;
– оформление, подписание и регистрацию сертификата соответствия, заключение соглашения по сертификации системы управления охраной труда, ведение реестра сертифицированных систем управления организаций-заявителей;
– рассмотрение жалоб и апелляций (п. 4.8 ТКП 5.1.05-2012)
Первичный сертификационный аудит
Первичный сертификационный аудит системы управления охраной труда проводится в 2 этапа.
Справочно:
ТНПА – технический нормативный правовой акт.
Сертификационный аудит системы управления охраной труда на первом этапе проводится с целью оценки готовности организации-заявителя к проведению сертификационного аудита на втором этапе и включает:
– анализ документов системы управления охраной труда организации-заявителя;
– анализ юридического статуса организации-заявителя, уточнение месторасположения организации-заявителя, филиалов, площадок, в т.ч. временных, и условий на них;
– оценку понимания организацией-заявителем требований ТНПА на систему управления охраной труда;
– сбор информации, касающейся области применения системы управления охраной труда, процессов и т.п.;
– сбор информации, относящейся к законодательным и обязательным требованиям, распространяющимся на деятельность организации-заявителя, и соответствие им (в т.ч. информация надзорных (контролирующих) органов: Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь);
– анализ распределения ресурсов для проведения аудита на втором этапе и согласования с организацией-заявителем деталей проведения аудита на втором этапе;
– выявление наиболее важных аспектов деятельности организации-заявителя для результативного планирования аудита на втором этапе;
– оценку того, планируются и проводятся ли организацией-заявителем внутренние аудиты и анализ системы управления со стороны руководства;
– оценку уровня внедрения системы управления и сбор достаточных оснований, свидетельствующих о готовности организации-заявителя к проведению аудита на втором этапе (п. 5.5.1.1 ТКП 5.1.05-2012).
Важно отметить, что результаты аудита на первом этапе могут привести к отсрочке или отмене второго этапа аудита (п. 5.5.1.22 ТКП 5.1.05-2012).
По результатам аудита на первом этапе руководитель команды по аудиту проводит заключительное совещание с руководством организации-заявителя и участниками аудита. На заключительном совещании руководству организации-заявителя доводятся результаты анализа документов, выявленные при аудите на первом этапе, и проблемные области, а также заключение о готовности организации-заявителя ко второму этапу аудита.
Организация-заявитель должна оцениваться как готовая ко второму этапу аудита, если команда по аудиту не сделает заключение, что:
а) требуемые элементы не представлены или не являются полными;
б) выявлены области относительно результативного функционирования системы управления охраной труда, которые могут привести к существенным несоответствиям на втором этапе аудита.
Отчет по первому этапу
Орган по сертификации должен представить организации-заявителю письменный отчет по первому этапу аудита не позднее 14 дней после заключительного совещания (п. 5.5.1.28 ТКП 5.1.05-2012).
В отчете по первому этапу аудита указывается необходимость разработки коррекций и корректирующих действий, устанавливаются сроки устранения замечаний к документам системы управления охраной труда и проблемных областей, выявленных на первом этапе аудита, сроки представления в орган по сертификации документированных свидетельств решения вопросов по проблемным областям, но не более 90 дней.
Справочно:
максимальный срок между первым и окончанием второго этапа аудита должен составлять не более 90 дней (п. 5.5.1.29 ТКП 5.1.05-2012).
Устранение несоответствий
После устранения выявленных проблемных областей и замечаний к документам системы управления охраной труда организация-заявитель уведомляет об этом орган по сертификации и представляет в орган по сертификации документы, подтверждающие устранение выявленных проблемных областей, в том числе и к документам системы управления охраной труда, в срок, обеспечивающий выполнение условия в течение 90 дней. Результаты устранения организацией-заявителем выявленных проблемных областей анализируются экспертами-аудиторами по представленным доказательным документам.
При неустранении несоответствий в установленный срок работы по сертификации системы управления охраной труда должны быть прекращены. Организация-заявитель имеет право подать новую заявку на сертификацию системы управления охраной труда после устранения проблемных областей.
Второй этап сертификационного аудита
Целью сертификационного аудита системы управления охраной труда на втором этапе является оценка степени внедрения системы управления охраной труда организации-заявителя, включая ее результативность. Второй этап аудита должен проходить непосредственно в организации-заявителя.
Сертификационный аудит системы управления охраной труда на втором этапе включает:
– предварительное совещание в начале аудита;
– сбор и верификацию информации;
– получение свидетельств аудита и подготовку выводов;
– подготовку заключения по результатам аудита;
– заключительное совещание по итогам второго этапа аудита;
– подготовку отчета по второму этапу аудита (п. 5.5.2.8 ТКП 5.1.05-2012).
По результатам аудита системы управления охраной труда с учетом результатов заключительного совещания руководитель команды по аудиту должен обеспечить подготовку отчета по второму этапу аудита.
Отчет по второму этапу
Отчет по второму этапу аудита передается организации-заявителю не позднее 15 рабочих дней после завершения второго этапа аудита (п. 5.5.2.30 ТКП 5.1.05-2012).
В случае неустранения организацией-заявителем несущественных несоответствий в течение 30 дней со дня окончания второго этапа аудита система управления охраной труда организации-заявителя признается органом по сертификации не соответствующей ТНПА на систему управления охраной труда. Организация-заявитель вправе подать повторно заявку на проведение сертификации после устранения несоответствий. При этом сертификационный аудит системы управления охраной труда проводится в полном объеме.
После устранения выявленных несоответствий организация-заявитель уведомляет об этом орган по сертификации. Результаты устранения организацией-заявителем выявленных несоответствий должны проверяться экспертами-аудиторами органа по сертификации установленным в отчете по второму этапу аудита способом.
Решение о выдаче сертификата соответствия
Решение о выдаче сертификата соответствия принимается советом по сертификации органа по сертификации в срок, не превышающий 14 дней с момента представления организацией-заявителем свидетельств об устранении несоответствий (п. 5.6.3 ТКП 5.1.05-2012).
При положительном решении совета по сертификации орган по сертификации обеспечивает оформление сертификата соответствия на систему управления (СУОТ) по установленной форме (приложение Д к ТКП 5.1.05-2012) (п. 5.7.1 ТКП 5.1.05-2012).
Важно!
Дата вступления в силу сертификата соответствия не должна быть ранее даты принятия решения о сертификации советом по сертификации органа по сертификации.
Справочно:
сертификат соответствия должен быть зарегистрирован в реестре Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь в соответствии с ТКП 5.1.10/OP (03220) «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Порядок ведения реестра».
Оформление сертификата
После получения от уполномоченной организации информации о присвоенном проекту сертификата соответствия регистрационном номере орган по сертификации оформляет сертификат соответствия на специальных защищенных бланках установленного образца. Сертификаты соответствия подписываются руководителем органа по сертификации (пп. 5.7.10–5.7.11 ТКП 5.1.05-2012).
Справочно:
при выдаче сертификата соответствия орган по сертификации должен заключить с организацией-заявителем соглашение по сертификации (рекомендуемая форма приведена в приложении Е к ТКП 5.1.05-2012), в котором устанавливаются обязательства организации-заявителя и органа по сертификации.
Плановый инспекционный контроль
Орган по сертификации должен осуществлять плановый инспекционный контроль за сертифицированной системой управления охраной труда организации-заявителя в течение всего срока действия сертификата соответствия на основании соглашения по сертификации и разработанной программы аудита (п. 6.1 ТКП 5.1.05-2012).
Периодичность проведения планового инспекционного контроля определяет орган по сертификации в соответствии с программой аудита, но не менее одного раза в год. Дата первого планового инспекционного контроля после первичной сертификации должна быть не позднее чем через 12 месяцев (минус 3 месяца/плюс 1 месяц) (п. 6.5 ТКП 5.1.05-2012).
При положительных результатах инспекционного контроля в отчете инспекционного контроля делается заключение о подтверждении действия выданного сертификата соответствия.
В случае выявления при инспекционном контроле несущественных несоответствий организация-заявитель обязана разработать коррекции и корректирующие действия и обеспечить их выполнение в срок не более 60 дней с момента выявления. Организация обязана информировать орган по сертификации о коррекциях и корректирующих действиях, предпринимаемых по выявленным при инспекционном контроле несоответствиям (п. 6.13 ТКП 5.1.05-2012).
Важно!
Органом по сертификации также может проводиться внеплановый инспекционный контроль.
Повторный сертификационный аудит
Повторный сертификационный аудит системы управления охраной труда (повторный аудит) должен планироваться и проводиться органом по сертификации, чтобы оценить выполнение всех требований ТНПА на систему управления охраной труда. Цель повторного аудита заключается в подтверждении непрерывного соответствия и результативности системы управления охраной труда в целом, ее актуальности и соответствия области сертификации.
При повторном аудите орган по сертификации должен рассматривать функционирование системы управления охраной труда организации-заявителя за период сертификации и включать анализ отчетов по предыдущим инспекционным контролям.
Заявка на проведение повторного аудита системы управления охраной труда подается организацией-заявителем не менее чем за 90 дней до окончания срока действия сертификата соответствия. Дата повторного аудита не должна превышать интервал в 3 года (минус 3 месяца) (п. 7.3 ТКП 5.1.05-2012).
Действия в отношении выданного сертификата соответствия на систему управления охраной труда включают:
– инспекционный контроль за сертифицированной системой управления охраной труда;
– повторный сертификационный аудит системы управления охраной труда;
– дополнительный аудит;
– приостановление, прекращение или отмену действия сертификата соответствия;
– информирование о результатах сертификации заинтересованных сторон;
– выдачу дубликатов сертификатов соответствия;
– внесение изменений и (или) дополнений в сертификат соответствия;
– рассмотрение жалоб и апелляций.
Право на применение знака соответствия
Право применения знака соответствия сертифицированной системы управления охраной труда предоставляется организации, получившей сертификат соответствия на систему управления охраной труда в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь.
Справочно:
требования к форме и размерам знака соответствия установлены ТКП 5.1.08/OP (03220) «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Знаки соответствия. Описание и порядок применения».
Организация может применять знак соответствия сертифицированной системы управления охраной труда в течение срока действия сертификата соответствия на систему управления охраной труда.
Справочно:
знак соответствия сертифицированной системы управления охраной труда организация-изготовитель продукции может использовать в рекламных целях (фирменных бланках, визитках и др.).
Преимущества сертификации системы менеджмента
Преимущества сертификации системы менеджмента на соответствие требованиям государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 18001-2009, общеизвестны: это управление опасными факторами производства, минимизация риска возникновения нештатных ситуаций, предупреждение аварий и травматизма на производстве и пр.
Справочно:
система управления охраной труда является одной из частей общей системы менеджмента организации.
Наличие сертификата соответствия на систему управления охраной труда согласно требованиям СТБ 18001-2009 позволяет:
– проводить грамотную политику в области охраны труда;
– контролировать опасные производственные факторы;
– управлять рисками, связанными с производственной деятельностью;
– прогнозировать и предотвращать возникновение негативных нештатных ситуаций;
– минимизировать потери от несоответствующей деятельности;
– внести позитивные положительные изменения в бренд компании и др.
Элла Горюнова, ведущий инженер по охране труда
ОАО «Управляющая компания холдинга
«Белорусские обои»
