В публикации «Документооборот по охране труда» журнала «Я – специалист по охране труда» № 1, 2013, приведен перечень документов формирующих номенклатуру дел службы охраны труда. В данной статье изложены принципы построения номенклатуры дел, способы включения документов по охране труда в номенклатуру дел.
Справочно: номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Справочно: в архиве организации номенклатуру дел используют для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В редакцию журнала «Я - специалист по охране труда» поступил вопрос от читателей журнала: Вправе ли служба охраны труда, составлять собственную номенклатуру дел, если в организации создана сводная номенклатура дел?
Для ответа на этот вопрос необходимо рассмотреть положения определяющие порядок и правила составления номенклатуры дел, установленные нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства.
В первую очередь, необходимо отметить, что номенклатура дел должна создаваться в каждой организации. В делопроизводстве номенклатуру дел организации используют для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Существует 3 вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации (ст. 149 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях).
Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) составляется на дела всей организации и каждого структурного подразделения. Сводную номенклатуру дел составляет служба документационного обеспечения управления организации (ДОУ) (кадровая служба при отсутствии ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений.
В номенклатуру дел включают дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки. В номенклатуре дел должны быть учтены все документы и дела, создаваемые в деятельности организации, охватывающие деятельность всех ее структурных подразделений и направлений деятельности. В нее также включают документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.
При разработке номенклатуры дел следует руководствоваться:
- Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций[1];
- Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ[2].
Вышеназванными документами установлена форма номенклатуры дел (организации и структурного подразделения), и определен порядок ее составления и оформления.
Принципы построения номенклатуры дел
Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации) (п. 162 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ).
Иными словами, структурный принцип означает, что номенклатура дел состоит из разделов, названия которых соответствуют названиям соответствующих структурных подразделений, например:
- Канцелярия;
- Плановый отдел;
- Служба охраны труда;
- Отдел кадров и т.д.
При функциональном принципе построения номенклатуры разделы номенклатуры соответствуют направлениям деятельности организации, например:
- Секретариат;
- Планирование;
- Охрана труда;
- Кадры.
Разделы номенклатуры дел могут быть поделены на подразделы, например:
- Управления кадровой работы
- Служба охраны труда;
- Отдел развития персонала.
Способы включения документов по вопросам охраны труда в номенклатуру дел
Для организации работы и осуществления контроля по охране труда в организации на основании приказа (распоряжения) нанимателя может быть создано структурное подразделение - служба охраны труда либо введена в штат должность специалиста по охране труда в пределах установленной численности работников. Структура и состав службы охраны труда устанавливаются в зависимости от численности работающих, характера и степени опасности производства (ст.227 Трудового кодекса РБ).
ВАЖНО! При составлении номенклатуры дел как сводной, так и конкретного структурного подразделения следует принимать во внимание структуру службы охраны труда и принцип построения самой номенклатуры дел.
В случае если в организации не создана служба охраны труда, а организация работы и осуществление контроля по охране труда возложены на специалиста по охране труда, то включение документов по вопросам охраны труда в номенклатуру дел возможно следующими способами:
Способ 1. Если специалист по охране труда является работником конкретного структурного подразделения (например, отдела кадров), то документы по охране труда следует включать в состав номенклатуры дел в раздел соответствующего структурного подразделения.
Способ 2. Если специалист по охране труда подчиняется руководителю организации напрямую, и не является сотрудником какого-либо структурного подразделения, то документы по охране труда следует включать в номенклатуру дел в качестве самостоятельного раздела (например, охрана труда или специалист по охране труда).
Справочно: документация, образующаяся в процессе деятельности службы охраны труда в организации, обязательно должна быть включена в номенклатуру дел организации в соответствующий раздел «Служба охраны труда» (в случае если номенклатура дел составляется по структурному принципу) либо в раздел «Охрана труда» (при функциональном принципе построения номенклатуры дел).
В заключении отметим, что в номенклатуре дел должны быть отражены документы, фиксирующие все аспекты деятельности службы охраны труда (специалиста по охране труда) локальные нормативные правовые документы, различные методические и информационно-справочные документы, а не только документы, создание и ведение которых диктуется требованиями действующего законодательства.
Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота.
