О чем статья: на примере журнала учета выдачи нарядов-допусков на выполнение работ с повышенной опасностью рассматриваются особенности ведения в организации журналов по охране труда в электронном виде.
Особенности работы с документами в электронном виде регламентированы в гл. 19 Инструкции № 65.
Порядок ведения журнала учета выдачи нарядов-допусков на выполнение работ с повышенной опасностью (далее – журнал учета выдачи нарядов-допусков), в т.ч. в электронном виде, регламентирован в п. 101 Правил № 53.
Справочно:
форма журнала учета выдачи нарядов-допусков, конкретный порядок работы с журналом учета выдачи нарядов-допусков, в т.ч. порядок его ведения и хранения, в электронном виде регламентируются в инструкции по делопроизводству организации и иных локальных правовых актах (далее – ЛПА) (часть первая п. 4 Инструкции № 65; часть третья п. 101 Правил № 53).
Остановимся на отдельных аспектах гл. 19 Инструкции № 65 и п. 101 Правил № 53, которые следует учитывать перед принятием решения о ведении и при непосредственном ведении журнала учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде.
Отличие документа в электронном виде от электронного документа
Документ в электронном виде (далее – ДЭВ) после его подписания, а при необходимости – согласования (визирования), утверждения с применением электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП) «становится» электронным документом (далее – ЭД) (часть первая п. 16 Инструкции № 65; часть пятая п. 35, пп. 36, 38 Инструкции № 19).
Остановимся подробнее на ДЭВ, ЭД и ЭЦП.
– ДЭВ – документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств (абз. 13 части первой ст. 2 Закона № 323-З);
– ЭД – ДЭВ с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием при проверке ЭЦП открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот ЭД (абз. 16 ст. 1 Закона № 113-З);
– ЭЦП – последовательность символов, являющаяся реквизитом ЭД и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности, а также для иных целей, предусмотренных Законом № 113-З и иными законодательными актами (абз. 15 ст. 1 Закона № 113-З);
– средство ЭЦП – средство криптографической защиты информации, с помощью которого реализуются одна или несколько из следующих функций: выработка ЭЦП; проверка ЭЦП; выработка личного ключа или открытого ключа (абз. 11 ст. 1 Закона № 113-З).
Таким образом, основным отличием ЭД от ДЭВ будет наличие в ЭД «криптографической защиты», сформированной посредством подписания, а при необходимости – согласования (визирования), утверждения ЭЦП (т.е. применения сертифицированных средств ЭЦП).
Формат журнала учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде
Используемые в организации форматы файлов ДЭВ должны обеспечивать их целостность, возможность воспроизведения формы внешнего представления на всех этапах обработки и хранения (часть первая п. 199 Инструкции № 65).
Внутренние документы организации в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК» должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) (часть вторая п. 199 Инструкции № 65).
Срок хранения журнала учета выдачи нарядов-допусков на выполнение работ с повышенной опасностью составляет 3 года после окончания ведения (п. 562 Перечня № 140).
Таким образом, журнал учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде не должен быть представлен в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).
Однако, например, журнал регистрации несчастных случаев в электронном виде должен быть представлен в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2), так как срок его хранения составляет 45 лет после окончания ведения (п. 590 Перечня № 140).
«Подписи» в журнале учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде
В журнале учета выдачи нарядов-допусков указываются, помимо прочего (абз. 7–8 части первой п. 101 Правил № 53):
– фамилии, инициалы и подписи лиц, выдавших и получивших
наряд-допуск, а также даты подписания;
– фамилия, инициалы и подпись лица, получившего закрытый после выполнения работ наряд-допуск, а также дата получения закрытого наряда-допуска.
В то же время при ведении журнала учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде допускается указывать в нем фамилии, инициалы лиц, выдавших и получивших наряд-допуск, а также фамилию, инициалы лица, получившего закрытый после выполнения работ наряд-допуск (часть четвертая п. 101 Правил № 53).
Таким образом, Правила № 53 допускают в журнале учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде не использовать альтернативные варианты «идентификации лиц», выдавших и получивших наряд-допуск, получивших закрытый после выполнения работ наряд-допуск, например:
– использование аналогов собственноручной подписи (ЭЦП, цифровая рукописная подпись и т.п.).
Справочно:
ЭЦП предназначена для подтверждения целостности и подлинности ЭД, а также для иных целей, предусмотренных Законом № 113-З и иными законодательными актами (абз. 15 ст. 1 Закона № 113-З).
Таким образом, использование ЭЦП, например, в журнале учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде для «идентификации лиц», выдавших и получивших наряд-допуск, получивших закрытый после выполнения работ наряд-допуск, подпадает под «иные цели» и не будет являться подписанием документа ЭЦП;
– использование средств автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ) и т.п.
Организация вправе самостоятельно определить в ЛПА порядок заполнения журнала учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде в отношении использования аналогов собственноручной подписи, средств АС ДОУ и т.п.
Справочно:
в случае если нормативные правовые акты не определяют конкретный порядок заполнения граф журналов по охране труда в электронном виде, которые должны содержать подписи работников (иных лиц), такой порядок определяется организацией самостоятельно в ЛПА.
Например, допускается регистрация вводного инструктажа, первичного инструктажа на рабочем месте, повторного, внепланового, целевого инструктажа и стажировки в электронном виде.
При этом программные средства, используемые для ведения журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда, журнала регистрации инструктажа по охране труда (в т.ч. отдельно журнала регистрации целевого инструктажа по охране труда), должны позволять однозначно идентифицировать работников и момент времени внесения записей, а также быть защищены от несанкционированного доступа и внесения изменений в них (п. 35 Инструкции № 175).
В то же время конкретный способ заполнения граф, содержащих подписи лиц, в Инструкции № 175 не указан, в связи с чем такой способ (с использованием аналогов собственноручной подписи, средств АС ДОУ и т.п.) организация определяет самостоятельно.
Хранение журнала учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде
Оперативное хранение журнала учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде
Оперативное хранение ДЭВ осуществляется в соответствии с требованиями гл. 9 Инструкции № 19 (часть первая п. 220 Инструкции № 65).
Журналы учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде, как и иные журналы по охране труда в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, остаются на оперативном хранении в рамках АС ДОУ, иной информационной системы, в которой они были созданы или в которую они были включены (п. 74-1 Инструкции № 19).
Журналы по охране труда временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения передаются в архив организации в сроки, установленные для документов на бумажных носителях (часть первая п. 74-2 Инструкции № 19).
Справочно:
по решению руководителя организации допускаются досрочная передача журналов по охране труда в электронном виде временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в архив организации, а также передача в архив организации журналов по охране труда в электронном виде временного (до 10 лет) хранения (часть вторая п. 74-2 Инструкции № 19).
При оперативном хранении ДЭВ средствами АС ДОУ обеспечивается:
– систематизация ДЭВ и упорядочение работы с ними;
– сохранность ДЭВ;
– поиск ДЭВ и санкционированный доступ к ним;
– соблюдение сроков хранения ДЭВ;
– обеспечение режима защиты ДЭВ (п. 75 Инструкции № 19).
Хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе
Для ДЭВ временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации обеспечивают их целостность в течение установленных сроков хранения (п. 225 Инструкции № 65).
Таким образом, хранение идентичного по содержанию журнала учета выдачи нарядов-допусков на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации обеспечивают целостность журнала учета выдачи нарядов-допусков в электронном виде в течение установленных сроков хранения – 3 года после окончания ведения (п. 562 Перечня № 140).
В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения ДЭВ с сохранением их целостности в соответствии с требованиями п. 227 Инструкции № 65, осуществляется хранение идентичных по содержанию оригиналов документов на бумажном носителе постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК». При отсутствии бумажных оригиналов создаются, заверяются и хранятся копии ДЭВ, в т.ч. ЭД, на бумажном носителе (п. 224 Инструкции № 65).
Пункт 227 Инструкции № 65 устанавливает, что хранение ДЭВ постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения без бумажных аналогов допускается в случае, если:
– ДЭВ созданы или получены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2);
– АС ДОУ, иная информационная система позволяют формировать электронные дела в соответствии с требованиями гл. 8 Инструкции № 19;
– АС ДОУ, иная информационная система позволяют передавать электронные дела в архив организации согласно требованиям гл. 10 Инструкции № 19 и гл. 4 Правил № 20;
– информационная система архива организации соответствует требованиям Правил № 20.
Например, в организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения ДЭВ с сохранением их целостности в соответствии с требованиями п. 227 Инструкции № 65, наравне с журналом регистрации несчастных случаев в электронном виде* должны:
– либо храниться идентичный по содержанию журнал регистрации несчастных случаев на бумажном носителе;
– либо создаваться, заверяться и храниться копия журнала регистрации несчастных случаев в электронном виде на бумажном носителе.
Справочно:
при наличии идентичных по содержанию ДЭВ и на бумажном носителе ДЭВ хранятся до минования надобности. Уничтожение ДЭВ постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не ранее утверждения сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел), содержащих документы на бумажном носителе и в электронном виде (п. 226 Инструкции № 65).
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 29.08.2025 № 65 (Инструкция № 65).
Правила по охране труда, утвержденные постановлением Минтруда Республики Беларусь от 01.07.2021 № 53 (Правила № 53).
Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (Инструкция № 19).
Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (Закон № 323-З).
Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (Закон № 113-З).
Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень № 140).
Инструкция о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175 (Инструкция № 175).
Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (Правила № 20).
